Polityka Przechowywania Danych

Ostatnia aktualizacja: 24 stycznia 2025

Niniejsza Polityka Przechowywania Danych opisuje zasady, według których Kuduqua przechowuje, archiwizuje i usuwa dane osobowe oraz inne informacje gromadzone w ramach świadczenia usług platformy edukacyjnej. Polityka ta stanowi integralną część naszej Polityki Prywatności.

1. Zakres stosowania

Niniejsza polityka ma zastosowanie do wszystkich danych przetwarzanych przez Kuduqua w związku z korzystaniem z platformy dostępnej pod adresem kuduqua.com, w tym danych uczestników webinarów, organizatorów szkoleń, użytkowników zarejestrowanych oraz osób kontaktujących się z naszym zespołem wsparcia.

2. Kategorie przechowywanych danych

2.1 Dane konta użytkownika

Dane rejestracyjne i profilowe użytkowników, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, dane logowania oraz preferencje konta, są przechowywane przez cały okres aktywności konta. Po usunięciu konta dane te są trwale usuwane w ciągu 90 dni, o ile przepisy prawa nie nakładają obowiązku ich dłuższego przechowywania.

2.2 Dane dotyczące aktywności na platformie

Informacje o uczestnictwie w webinarach, historii kursów, wynikach testów i quizów oraz postępach edukacyjnych są przechowywane przez okres aktywności konta oraz przez 24 miesiące po jego dezaktywacji. Dane te służą zapewnieniu ciągłości usług i umożliwieniu użytkownikom dostępu do historii swojej aktywności.

2.3 Dane komunikacyjne

Wiadomości przesyłane za pośrednictwem wbudowanych narzędzi komunikacyjnych platformy, w tym czatów podczas transmisji na żywo oraz korespondencji z obsługą klienta, są przechowywane przez okres 12 miesięcy od daty wysłania. Korespondencja z zespołem wsparcia pod adresem [email protected] jest archiwizowana przez 36 miesięcy w celach jakościowych i operacyjnych.

2.4 Dane techniczne i logi systemowe

Logi dostępu, adresy IP, informacje o urządzeniach, dane sesji oraz inne dane techniczne generowane automatycznie podczas korzystania z platformy są przechowywane przez okres 12 miesięcy. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celach bezpieczeństwa, diagnostyki technicznej i zapobiegania nadużyciom.

2.5 Dane transakcyjne i rozliczeniowe

Informacje dotyczące płatności, faktur, historii subskrypcji oraz innych transakcji finansowych są przechowywane przez okres 7 lat od daty transakcji w celu spełnienia wymogów rachunkowych i podatkowych.

2.6 Nagrania webinarów i materiały edukacyjne

Nagrania sesji na żywo oraz materiały edukacyjne udostępniane przez organizatorów są przechowywane zgodnie z warunkami umowy z organizatorem, jednak nie dłużej niż przez 36 miesięcy od daty nagrania, chyba że organizator podejmie decyzję o wcześniejszym usunięciu lub przedłużeniu okresu przechowywania w ramach wykupionego planu.

3. Okresy przechowywania danych - zestawienie

4. Podstawy prawne przechowywania danych

Kuduqua przechowuje dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu uzasadniona podstawa prawna. Podstawy te obejmują:

• Realizację umowy - przechowywanie danych niezbędnych do świadczenia usług zamówionych przez użytkownika.
• Uzasadniony interes administratora - przechowywanie danych w celach bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom i poprawy jakości usług.
• Obowiązek prawny - przechowywanie danych wymagane przez obowiązujące przepisy prawa, w szczególności w zakresie rachunkowości i dokumentacji finansowej.
• Zgodę użytkownika - przechowywanie danych w celach marketingowych lub analitycznych, gdy użytkownik wyraził na to wyraźną zgodę.

5. Procedury usuwania danych

5.1 Automatyczne usuwanie

Po upływie okresu przechowywania dane są automatycznie usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą. Procesy automatycznego usuwania uruchamiane są cyklicznie, nie rzadziej niż raz na kwartał.

5.2 Usuwanie na żądanie

Użytkownicy mają prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych przed upływem standardowego okresu przechowywania, z zastrzeżeniem że żądanie to nie narusza obowiązków prawnych Kuduqua. Wnioski o usunięcie danych należy kierować na adres [email protected]. Kuduqua rozpatrzy wniosek i udzieli odpowiedzi w ciągu 30 dni od jego otrzymania.

5.3 Dane wyłączone z usuwania na żądanie

Niektóre kategorie danych mogą być wyłączone z możliwości wcześniejszego usunięcia, jeżeli ich przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa lub niezbędne do ochrony uzasadnionych interesów prawnych Kuduqua. W takich przypadkach użytkownik zostanie poinformowany o przyczynach odmowy i przewidywanym terminie usunięcia danych.

6. Kopie zapasowe i archiwizacja

Kuduqua wykonuje regularne kopie zapasowe danych w celu zapewnienia ciągłości usług i ochrony przed utratą danych. Kopie zapasowe są przechowywane przez okres nieprzekraczający 90 dni od daty ich utworzenia. Dane usunięte z aktywnych systemów mogą pozostawać w kopiach zapasowych przez ten dodatkowy okres, po którym są trwale usuwane podczas rutynowego cyklu rotacji kopii zapasowych.

7. Bezpieczeństwo przechowywanych danych

Wszystkie przechowywane dane są zabezpieczone przy użyciu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w tym szyfrowania danych w spoczynku i podczas transmisji, kontroli dostępu opartej na zasadzie minimalnych uprawnień oraz regularnych audytów bezpieczeństwa. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy Kuduqua, którzy są zobowiązani do zachowania poufności.

8. Przekazywanie danych podmiotom trzecim

W przypadku gdy dane są przekazywane podmiotom trzecim świadczącym usługi na rzecz Kuduqua, takim jak dostawcy infrastruktury chmurowej czy narzędzi analitycznych, Kuduqua zapewnia, że podmioty te stosują co najmniej równoważne standardy przechowywania i ochrony danych. Umowy z podmiotami przetwarzającymi dane zawierają postanowienia zobowiązujące je do usuwania danych po zakończeniu współpracy lub po upływie uzgodnionego okresu przechowywania.

9. Dane zanonimizowane i agregowane

Kuduqua może przechowywać zanonimizowane lub zagregowane dane statystyczne bezterminowo, pod warunkiem że dane te nie pozwalają na identyfikację żadnej konkretnej osoby. Dane takie są wykorzystywane wyłącznie do celów analitycznych, badawczych i doskonalenia usług platformy.

10. Prawa użytkowników

W związku z przechowywaniem danych osobowych użytkownicy platformy Kuduqua mają prawo do:

• Dostępu do przechowywanych danych osobowych ich dotyczących.
• Sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Usunięcia danych, gdy nie ma podstawy prawnej do ich dalszego przechowywania.
• Ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych przepisami prawa.
• Przenoszenia danych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie administratora.

Wszelkie wnioski dotyczące realizacji powyższych praw należy kierować drogą elektroniczną na adres [email protected] lub pisemnie na adres: Kościerska 1A, 80-336 Gdańsk, Polska. W celu uzyskania dodatkowych informacji można również skontaktować się telefonicznie pod numerem +48322641477.

11. Zmiany w polityce przechowywania danych

Kuduqua zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce w dowolnym czasie. O wszelkich istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem poczty elektronicznej lub poprzez wyraźne powiadomienie na platformie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie. Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna na stronie kuduqua.com.

12. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki Przechowywania Danych lub sposobu, w jaki Kuduqua zarządza danymi osobowymi, prosimy o kontakt: